ANNONCE

En ordre lander på kontoret. På lageret skal medarbejderne finde varerne, mens produktionen har brug for de nyeste tegninger. Samtidig sidder en sælger hos en kunde og skal kunne kontrollere leveringstiden.

Arbejdsopgaverne er forskellige, men de er afhængige af, at virksomhedens digitale systemer fungerer sammen.

For virksomheder i Holstebro er det en relevant udfordring. Byens erhvervsliv spænder fra handel og service til håndværk og industri, og mange arbejdspladser har medarbejdere med vidt forskellige behov for teknologi.

Derfor handler god IT ikke kun om hurtige computere. Det handler også om, at medarbejderne kan finde de rigtige oplysninger, og at der er styr på sikkerhed, support og ansvar.

Når kontor og produktion skal bruge de samme oplysninger

På et kontor er det naturligt at arbejde med e-mail, dokumenter og økonomisystemer. I en produktionsvirksomhed kan hverdagen derimod være præget af maskiner, lagerstyring og særlige programmer.

Udfordringen opstår, når oplysninger skal deles mellem afdelingerne.

En ændring i en kundeordre skal måske nå frem til produktionen, inden arbejdet går i gang. Hvis medarbejderne bruger forskellige versioner af dokumenterne, kan der opstå fejl.

Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal investere i helt nye systemer.

Nogle gange kan eksisterende programmer forbindes bedre. Andre gange er der behov for tydeligere arbejdsgange eller en mere hensigtsmæssig måde at dele dokumenter på.

Derfor bør tekniske ændringer begynde med en forståelse af, hvordan medarbejderne faktisk arbejder.

Hvor bliver oplysninger indtastet flere gange? Hvilke dokumenter er svære at finde? Og hvilke systemer er så vigtige, at arbejdet går i stå, hvis de svigter?

Svarene kan være med til at prioritere forbedringerne.

Det er samtidig relevant at inddrage medarbejderne. Den person, der arbejder med et system hver dag, kender ofte udfordringer, som ikke fremgår af den tekniske dokumentation.

En løsning bør derfor vurderes på, om den gør arbejdet lettere, frem for hvor mange funktioner den indeholder.

Sikkerhed og stabil drift skal tænkes ind fra begyndelsen

Når flere afdelinger bruger fælles systemer, bliver adgangsstyring og sikkerhed særligt vigtigt.

En lageransvarlig har ikke nødvendigvis behov for adgang til personalefiler, ligesom en medarbejder i administrationen sjældent skal kunne ændre indstillinger på produktionsudstyr.

Derfor bør virksomheden kende forskel på, hvem der skal kunne læse oplysninger, og hvem der må ændre dem.

Det gælder også eksterne samarbejdspartnere, som måske får midlertidig adgang til bestemte systemer.

Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder arbejder systematisk med brugerrettigheder, opdateringer og sikkerhedskopiering.

En praktisk gennemgang kan begynde med følgende spørgsmål:

• Hvem har adgang? Er medarbejdernes rettigheder tilpasset deres opgaver?
• Hvem vedligeholder systemerne? Er ansvaret for opdateringer og teknisk drift tydeligt placeret?
• Kan data genskabes? Bliver sikkerhedskopierne testet?
• Hvad sker der ved et nedbrud? Ved medarbejderne, hvem de skal kontakte?
• Hvilke systemer er vigtigst? Er der en plan for at genetablere de mest kritiske funktioner først?

For en mindre virksomhed behøver gennemgangen ikke føre til store investeringer.

Det kan være tilstrækkeligt at få dokumenteret eksisterende løsninger, forbedret adgangsstyringen eller aftalt faste procedurer for vedligeholdelse.

Hvis opgaverne er omfattende, kan det derimod være relevant at få hjælp fra en ekstern IT-partner.

Det vigtigste er, at virksomheden ikke først undersøger sine svagheder, når et nedbrud allerede har påvirket arbejdsdagen.

Hos Azend begynder samarbejdet med at forstå virksomheden

IT-behovene kan være meget forskellige, selv blandt virksomheder af samme størrelse.

Et handelsfirma har måske primært brug for stabil adgang til ordre- og lagersystemer. En produktionsvirksomhed kan have særlige krav til netværk og udstyr, mens et rådgivningsfirma arbejder med dokumenter og digitale møder.

Derfor giver det sjældent mening at anbefale den samme IT-løsning til alle.

Azend beskriver på sin hjemmeside en tilgang, hvor rådgivningen begynder med virksomhedens mål, arbejdsprocesser og eksisterende teknologi.

Virksomheden tilbyder blandt andet IT-drift, outsourcing, sikkerhed, hosting og konsulentbistand. De forskellige ydelser er samlet på https://azend.dk/.

Azend har kontorer i Ikast, Esbjerg og Skanderborg og betjener virksomheder på tværs af Danmark. Der er altså ikke tale om et lokalt kontor i Holstebro.

Et eksempel på virksomhedens arbejde findes i samarbejdet med Aqua d’Or, hvor Azend ifølge sin offentliggjorte kundecase hjælper med produktionsdelen af virksomhedens netværk, mens en intern IT-afdeling har ansvar for andre dele.

Det illustrerer en vigtig pointe: Ekstern IT-hjælp behøver ikke betyde, at hele ansvaret flyttes til én leverandør.

For nogle virksomheder kan det være mere hensigtsmæssigt at få hjælp til bestemte opgaver og beholde resten internt.

Inden et samarbejde bliver indgået, bør virksomheden derfor få afklaret, hvilke systemer leverandøren skal håndtere, og hvordan ansvaret fordeles.

Det gælder også support, priser og dokumentation.

En virksomhed bør eksempelvis vide, hvem der kontaktes ved kritiske problemer, og hvordan tekniske ændringer bliver registreret.

For virksomheder i Holstebro kan det være et nyttigt udgangspunkt at kortlægge de daglige udfordringer, inden der bliver indhentet tilbud.

Måske er den største udfordring ikke et gammelt program, men at medarbejderne mangler adgang til de samme oplysninger. Eller måske er der behov for bedre sikkerhed omkring systemer, som ellers fungerer fint.

Når problemerne bliver beskrevet konkret, bliver det lettere at vælge den rette hjælp.

Og når IT-løsningerne tager udgangspunkt i arbejdet på både kontoret, lageret og værkstedet, får medarbejderne bedre mulighed for at samarbejde uden unødvendige tekniske afbrydelser.